قبل بناء مساعد معرفة: كيف تجهز المصادر والصلاحيات؟
قائمة عملية لمن يجهز معرفة الشركة لمساعد عربي وإنجليزي، مع اختبار للمصادر القديمة والملفات المقيدة.
المساعد لا يصلح المصدر من تلقاء نفسه
ابدأ بجرد المواد التي يجوز أن يستند إليها الجواب، ومن يملكها ومن يراجعها. وجود مستند في مساحة مشتركة لا يعني أن كل موظف مخول لقراءته أو أنه أحدث سياسة. حدّد النسخة المعتمدة والصلاحيات قبل فهرسة المحتوى.
سجل المصدر الذي تحتاجه
لكل مصدر دوّن العنوان والمالك واللغة وتاريخ السريان والجمهور المسموح وحالة الاعتماد. إذا وُجدت نسختان عربية وإنجليزية، وضح المرجع المعتمد عند الاختلاف ومن يحسمه. حدّد كيف تُزال النسخة الملغاة من الاسترجاع، وكيف تتعاملون مع رابط توقّف عن العمل.
اختبار: سؤال صحيح من مستخدم غير مخول
في سيناريو افتراضي، يسأل موظف المبيعات عن قرار خاص بالإدارة. لا يكفي أن يرفض المساعد عرضه في الواجهة إذا كان قد استرجعه بالفعل دون صلاحية. اختبر حدود الاسترجاع نفسها، ثم اختبر أسئلة عن وثيقة قديمة وتعليمات خادعة داخل مصدر وسؤال لا تجيب عنه المصادر. ينبغي أن تبقى طريقة الإحالة إلى شخص واضحة.
التحديث عملية تشغيل
حدد متى تُفهرس التغييرات وكيف تُزال نسخة متقاعدة ومن يراجع البلاغات. احتفظ بمجموعة أسئلة تمثل العمل وأعد اختبارها بعد تغييرات كبيرة في المصدر أو طريقة الاسترجاع. الجودة ليست خاصية دائمة يكتسبها النظام يوم الإطلاق؛ تتأثر بما يتغير في المعرفة والاستخدام.